Privacybeleid – Kerstboomactie.com

Ingangsdatum: 7 oktober 2025

1. Wie zijn wij

Kerstboomactie.com
Rotary Club Oostende Maritiem vzw
Fritz Vinckelaan 169A
8450 Bredene, België
BTW: BE0646.774.224

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR): Rotary Club Oostende Maritiem.
Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): Olivier Covemaeker – olivier@covico.be – 0475 71 91 42

2. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid geldt voor het gebruik van onze webshop via https://kerstboomactie.com, waar bezoekers kerstbomen kunnen bestellen. De opbrengst van de verkoop wordt integraal besteed aan goede doelen die door Rotary Club Oostende Maritiem worden ondersteund.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we

  • Identificatiegegevens: voornaam, achternaam
  • Contactgegevens: e-mail, telefoon
  • Adresgegevens: factuur- en afleveradres
  • Betaalgegevens: via onze betalingsdienst Mollie (geen bankkaart- of kredietkaartnummers worden door ons opgeslagen)
  • Bestelgegevens: producten, aantallen, data, orderstatus
  • Gebruiksgegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstippen
  • Cookies & tracking: zie Cookies
  • Communicatiegegevens: berichten via contactformulier of e-mail

4. Doeleinden en rechtsgronden

Doel Rechtsgrond Toelichting
Verwerken en leveren van bestellingen Uitvoering van de overeenkomst Om je bestelling correct te kunnen afhandelen en bezorgen.
Service & communicatie (orderupdates, facturen) Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang We houden je op de hoogte van de status van je bestelling.
Klantenondersteuning Gerechtvaardigd belang Vragen, klachten of retouren behandelen.
Nieuwsbrieven of updates Toestemming Alleen wanneer je hiervoor hebt ingeschreven.
Website-analyse en optimalisatie Gerechtvaardigd belang Via o.a. Google Analytics verzamelen we geanonimiseerde statistieken.
Wettelijke verplichtingen Wettelijke plicht Voor boekhouding en fiscale verplichtingen (bewaartermijn 7 jaar).

5. Delen met derden

Wij delen persoonsgegevens enkel indien noodzakelijk, met passende beveiligingsmaatregelen:

  • Betalingsverwerkers: Mollie B.V. voor verwerking van betalingen
  • Logistieke partners: transporteurs voor levering van kerstbomen
  • Hostingprovider: onze webhost (beveiligde serveromgeving)
  • E-mailproviders: voor communicatie (bv. orderbevestigingen)
  • Autoriteiten: wanneer wettelijk verplicht (bv. boekhouding)

Met al onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten om de bescherming van jouw gegevens te waarborgen.

6. Bewaartermijnen

  • Bestel- en factuurgegevens: minimaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
  • Marketinggegevens (bij toestemming): tot intrekking van je toestemming
  • Gebruiksgegevens (Analytics): maximaal 24 maanden
  • Contactgegevens: zolang nodig voor communicatie of afhandeling

7. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies om goed te functioneren en om statistieken te verzamelen via Google Analytics. Wij plaatsen enkel marketing- of analyse-cookies nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookie-banner.

  • Noodzakelijke cookies: essentieel voor de werking van de webshop
  • Analytische cookies: om bezoekersstatistieken te verzamelen
  • Marketingcookies: alleen met jouw toestemming

Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-banner of via je browserinstellingen. Zie ook onze aparte Cookieverklaring.

8. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG het recht om:

  • inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;
  • je gegevens te laten verwijderen (“recht om vergeten te worden”);
  • de verwerking te laten beperken of bezwaar te maken;
  • je gegevens te ontvangen (dataportabiliteit);
  • toestemming in te trekken (voor marketing e.d.).

Stuur je verzoek naar olivier@covico.be. We behandelen je aanvraag zo snel mogelijk, uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

9. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

  • Versleutelde verbinding (SSL/TLS, https)
  • Beveiligde server en beperkte toegangsrechten
  • Regelmatige back-ups
  • Verwerkersovereenkomsten met onze partners

10. Internationale doorgifte

Wij bewaren je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte buiten de EER noodzakelijk is (bijv. bij gebruik van cloud-diensten), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de EU-modelclausules.

11. Wijzigingen

We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid aan te passen. De meest recente versie is steeds te vinden op https://kerstboomactie.com/privacybeleid.

12. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of je rechten kun je contact opnemen met:

Rotary Club Oostende Maritiem
Fritz Vinckelaan 169A
8450 Bredene
DPO: Olivier Covemaeker – olivier@covico.be – 0475 71 91 42